Wrocław, dnia 31.03.2020r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

1. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup licencji oraz wsparcia technicznego dla systemu pocztowego Zimbra.

2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia:

2.1.Zakup nowych licencji Zimbra Professional Perpetual – 50 kont z datą startu wsparcia serwisowego producenta od 30.04.2020r. na okres 12 miesięcy;

2.2.Odnowienie wsparcia serwisowego producenta dla 300 kont Zimbra Professional od 30.04.2020r. na okres 12 miesięcy;

2.3.Świadczenie usług wsparcia technicznego zgodnie z warunkami opisanymi w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego: "Warunki Serwisu Technicznego" na okres 12 miesięcy od dnia 30.04.2020;

2.4.Zakup subskrypcji dla Modułu "Piler" do 500 kont na okres 12 miesięcy od dnia 30.04.2020r. oraz udzielenie wsparcia technicznego dla funkcjonalności archiwum:

"Piler" zapewnia następujące funkcjonalności:

- pełną integrację archiwum pocztowego Piler z Zimbrą

- 3 tryby archiwizacji poczty: manualny, użytkownika i zaplanowany

- Elastyczna konfiguracja na poziomie: użytkownika, klasy usług oraz administratora

- Zintegrowane zarządzanie archiwum z panelem administracyjnym Zimbry

- Dedykowana zakładka ZI-PILER w panelu WWW użytkownika

- Obsługa SSO (pomiędzy serwerem Piler a Zimbrą)

- Raporty o stanie zrealizowanych zadań archiwizacji dla administratora

- Podgląd zrealizowanych zadań archiwizacji dla użytkownika (online)

- Wsparcie dla instalacji wieloserwerowych

- Możliwość włączenia/wyłączenia kosza użytkownika z obsługi archiwum

- Możliwość ustawienia daty ograniczającej dostęp użytkownika do danych archiwalnych poczty.

2.5.Dodatkowe wymagania

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył wraz ofertą wypełniony:

Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego – Ankieta dla podmiotu przetwarzającego dane (procesora).

Ankieta będzie podlegała ocenie w ramach kryterium oceny ofert określonego w pkt. 4 Zapytania ofertowego.

3. Termin i miejsce składania ofert.

1) Wszelkie pytania oraz składanie ofert odbywa się wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej Logintrade.

2) Oferty należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 08.04.2020r.,
do godz.11:00.

4. Kryterium wyboru oferty.

1) Oferty zostaną ocenione przez zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

A. cena (P_c)- 95%

Punkty będą liczone według wzoru: (cena najniższa / cena oceniania) x 100.

B. Środki techniczne i organizacyjne Wykonawcy spełniające wymagania art. 28 RODO (P_R) -5%

Zamawiający w Załączniku nr 3 do Zapytania ofertowego (Ankieta) określa wymagania w zakresie podmiotu przetwarzającego dane (procesora) tj. środki techniczne
i organizacyjne Wykonawcy spełniające wymagania art. 28 RODO (Pp).

Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest do złożenia wypełnionego ww. załącznika zgodnie z poniższą instrukcją.

Ocena będzie dokonywana poprzez przydzielenie punktów za osiągnięty poziom zgodności tj.:

„częściowo” (poziom zgodności od 60% do 80%)– 0 PKT.

„zgodny”(poziom zgodności powyżej 80%) – 5 PKT.

Ankieta z wynikiem na poziomie zgodności „niezgodny” (poziom zgodności poniżej 60%) stanowić będzie niezgodność oferty z treścią Zapytania ofertowego i skutkować będzie odrzuceniem oferty.

Instrukcja wypełniania Ankiety:

Wykonawca musi zaznaczyć we wszystkich pozycja od 1 do 3: „Tak” albo „Nie”

W przypadku zaznaczenia dla pozycji 1 albo 2 albo 3 odpowiedzi „Tak” Wykonawca otrzyma poziom zgodności – „zgodny” i otrzyma 5 pkt. Nie jest wówczas zobligowany do uzupełnienia dalszej części ankiety tj. od poz. 4 do poz. 28.

W przypadku zaznaczenia w pozycji 1 i 2 i 3 odpowiedzi „Nie” Wykonawca zobowiązany jest wypełnić dalszą część ankiety tj. od poz. 4 do poz. 28.

W każdej z ww. pozycji (wyjątek poz. 14) Wykonawca musi zaznaczyć jedną z możliwych odpowiedzi: „Tak” albo „Nie” albo „N.D.” W przypadku zaznaczenia „N.D.” (nie dotyczy) Wykonawca musi wypełnić dodatkowo kolumnę „Uwagi” uzasadniając dlaczego nie dotyczy go dane pytanie.

Wypełnienie ankiety w całości kończy się komunikatem „ankieta kompletna” oraz pokazuje poziom zgodności „niezgodny” albo „częściowo zgodny” albo „zgodny”

Brak wypełnienia którejkolwiek z pozycji (komunikat „ankieta niekompletna”) skutkować będzie odrzuceniem oferty jako niezgodnej z treścią Zapytania ofertowego.

W celu ułatwienia Wykonawcy uzupełnienia danych i dokonania stosownych obliczeń,
w załączeniu częściowo edytowalna wersja Ankiety (zapisanego jako Arkusz programu Microsoft Office Excel). Zamawiający sformatował komórki oraz wprowadził formuły matematyczne w celu ustalenia poziomu zgodności.

2) Jako najkorzystniejszą Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów (P) obliczoną wg poniższego wzoru:

P = P_C + P_R

3) Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, który otrzyma najwyższą ilość punktów.

UWAGA: Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona(z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) na podstawie złożonego Formularza oferty.

UWAGA: W przypadku rozbieżności w podanych kwotach między platformą zakupową a Formularzem oferty - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca prawidłowo określił i podał ceny netto dla poszczególnych zadań w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego – Formularzu oferty.

4) Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te Oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego Ofert dodatkowych.

5) Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych Ofertach.

6) Sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony
w Projekcie Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego,

7) Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiący Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

5. Opis sposobu obliczenia ceny:

1) podana w Ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

2) cenę Ofertową należy podać w PLN.

3) cena Ofertowa musi być jednoznaczna i ostateczna. Cena Ofertowa, zostanie wprowadzona do Umowy jako obowiązująca Strony niezmienne przez cały okres realizacji zadania.

4) wynagrodzenie Wykonawcy rozliczone zostanie zgodnie z zapisami Umowy.

6. Termin wykonania zamówienia:

a) Zakup nowych licencji Zimbra Professional Perpetual – 50 kont z datą startu wsparcia serwisowego producenta od 30.04.2020r. na okres 12 miesięcy;

b) Odnowienie wsparcia serwisowego producenta dla 300 kont Zimbra Professional od 30.04.2020r. na okres 12 miesięcy;

c) Świadczenie usług wsparcia technicznego zgodnie z warunkami opisanymi w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego: "Warunki Serwisu Technicznego" na okres 12 miesięcy od dnia 30.04.2020;

d) Zakup subskrypcji dla Modułu "Piler" do 500 kont na okres 12 miesięcy od dnia 30.04.2020r. oraz udzielenie wsparcia technicznego dla funkcjonalności archiwum:

7. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą:

a. Wypełniony Formularz oferty (Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego).

W przypadku braku powyższego dokumentu, Zamawiający jednokrotnie zwróci się do Wykonawcy z prośbą o uzupełnienie dokumentu w terminie przez siebie wskazanym, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentu oferta będzie podlegała odrzuceniu.

b. Ankieta dla podmiotu przetwarzającego dane (procesora) - Załącznik nr 3do Zapytania ofertowego.

Ankieta stanowi treść oferty i nie podlega uzupełnianiu.

8. Formalności i wymagania jakie powinny zostać dopełnione przez Wykonawcę, którego Ofertę została wybrana jako najkorzystniejsza:

W ramach realizacji tej Umowy Wykonawca dostarczy dokument potwierdzający udzielnie na rzecz Zamawiającego licencji zgodnie z wymogami umowy. Dokument licencji będzie stanowił Załącznik do umowy.

1) Wykonawca, składając ofertę w niniejszym postępowaniu, zobowiązuje się do zawarcia umowy zgodnej co do treści z załącznikiem nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego, w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

2) jeżeli Wykonawca, którego Oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia Umowy
w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

9. Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zmian.) –podstawa: art. 4 pkt. 8 ustawy.

10. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiący
Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

11. Termin związania ofertą: 30 dni od daty złożenia oferty.

12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, a Wykonawcy składający ofertę powyższy fakt akceptują.

13. Informacje dla Wykonawcy:

1. Informacje dotyczące Ochrony Danych Osobowych dostępne są na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/ w zakładce – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. Klauzula informacyjna dla osób ubiegających się o zamówienie publiczne, z wyłączeniem pkt. 3d, stanowi załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego oraz jest dostępna na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/?cid=217&bip_id=3342

2. Wykonawca może składać faktury VAT:

1) w formie pisemnej, osobiście w sekretariacie zamawiającego na IV piętrze,

2) w formie elektronicznej:

a) zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-Prywatnych z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191) zamawiający dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (format pliku XML). Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresem https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971382551. Informacje o systemie dostępne są również na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/.

b) Za pomocą poczty elektronicznej (format PDF) na adres mailowy eof_cui@cui.wroclaw.pl. Szczegółowe zasady w tym wymagania techniczne zostały określone w zał. nr 2 do Projektu umowy.

WSZELKIE PYTANIA ORAZ SKŁADANIE OFERT ODBYWA SIĘ WYŁĄCZNIE ZA POŚREDNICTWEM PLATFORMY ZAKUPOWEJ LOGINTRADE.

PYTANIA OD WYKONAWCÓW WYSYŁANE NA ADRES PRACOWNIKÓW CUI POZOSTANĄ BEZ ODPOWIEDZI.

UWAGA!

W dniu 3 kwietnia 2020 r., w wyniku zadanych pytań do Zapytania ofertowego, zmieniono treść  "Projektu umowy" i "Warunków serwisu technicznego". Oba dokumenty poz mianie - w załączeniu.

W załącznikach znajduje się również treść zapytania wraz z odpowiedziami.

Terminy:

Termin składania ofert: 08.04.2020 r. do godz.11:00

Termin na zadawanie pytań do 07.04.2020 r. do godz. 10:00

Załączniki:

- załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego – Formularz Oferty z OPZ;

- załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego – Warunki Serwisu Technicznego;

- załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego – Ankieta dla podmiotu przetwarzającego dane (procesora);

- załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego – Projekt Umowy;

- załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego – Umowa PPDO;

- Załącznik nr 1 do Projektu umowy – Protokół odbioru ilościowego

- Załącznik nr 2 do Projektu umowy – Informacja dot. Faktur

- załącznik nr 3 do Projektu umowy – wykaz licencji

- Załącznik nr 4 do Projektu umowy – Klauzula Informacyjna + Oświadczenie