ZAPYTANIE OFERTOWE

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest „ CRM – świadczenie usługi serwisu”

Przedmiotem zamówienia jest przedłużenie umowy serwisowej na aplikację CRM, będącej w użytkowaniu Telefonicznego Centrum Obsługi Mieszkańca. Aplikacja służy do zarządzania relacjami z Klientami zewnętrznymi UM Wrocławia.

Szczegółowe wymagania w zakresie przedmiotu zamówienia w szczególności zakres usługi określony jest w Projekcie umowy (Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).

2. Termin składania ofert

1) Wszelkie pytania oraz składanie ofert odbywa się wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej Logintrade.

2) Oferty należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 22.05.2020 r., do godz.11:00.

3. Kryterium wyboru oferty:

1) Oferta zostanie oceniona przez zamawiającego w oparciu o kryterium:

cena - 100%, z zastrzeżeniem, że jest to cena łączna: za usługę serwisu w okresie 12 miesięcy i za cenę Rozwoju (stanowiącą iloczyn ceny za 1 Roboczogodzinę i maksymalnej ilości godzin: 50)

Punkty będą liczone według wzoru: (cena najniższa / cena oceniania) x 100.

2) Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, który otrzyma najwyższą ilość punktów.

UWAGA: Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) na podstawie złożonego Formularza oferty – Załącznik nr 1do Zapytania ofertowego.

UWAGA: W przypadku rozbieżności w podanych kwotach między platformą zakupową
a Formularzem oferty - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca prawidłowo określił i podał ceny netto w Załączniku nr 1do Zapytania ofertowego – Formularzu oferty.

3) Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te Oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego Ofert dodatkowych.

4) Wykonawcy, składający oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane
w złożonych Ofertach.

5) Sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony
w Projekcie Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego,

6) Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu umowystanowiący Załącznik
nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

4. Opis sposobu obliczenia ceny:

1) podana w Ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

2) cenę Ofertową należy podać w PLN.

3) cena Ofertowa musi być jednoznaczna i ostateczna. Cena Ofertowa, zostanie wprowadzona do Umowy jako obowiązująca Strony niezmienne przez cały okres realizacji zadania.

4) wynagrodzenie Wykonawcy rozliczone zostanie zgodnie z zapisami Umowy.

5) sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony w Projekcie Umowystanowiącym Załącznik nr 2do niniejszego Zapytania Ofertowego.

5. Termin wykonania zamówienia:

Terminy wykonania zamówienia – zgodnie z zapisami Projektu umowy stanowiącym Załącznik nr 2do Zapytania ofertowego.

6. Miejsce usługi/dostawy:

Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, ul. Namysłowska 8, 50 -304 Wrocław.

7. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą:

1) Wypełniony Formularz oferty - Załącznik nr 1do Zapytania ofertowego.

W przypadku braku powyższego dokumentu, Zamawiający jednokrotnie zwróci się do Wykonawcy
z prośbą o uzupełnienie dokumentu w terminie przez siebie wskazanym, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentu oferta będzie podlegała odrzuceniu.

2) Ankietę podmiotu przetwarzającego dane osobowe – na poziomie przynajmniej częściowo zgodny.

Instrukcja wypełniania Ankiety:

Wykonawca musi zaznaczyć we wszystkich pozycja od 1 do 3: „Tak” albo „Nie”

W przypadku zaznaczenia dla pozycji 1 albo 2 albo 3 odpowiedzi „Tak” Wykonawca otrzyma poziom zgodności – „zgodny” Nie jest wówczas zobligowany do uzupełnienia dalszej części ankiety tj. od poz. 4 do poz. 28.

W przypadku zaznaczenia w pozycji 1 i 2 i 3 odpowiedzi „Nie” Wykonawca zobowiązany jest wypełnić dalszą część ankiety tj. od poz. 4 do poz. 28. W każdej z ww. pozycji (wyjątek poz. 14) Wykonawca musi zaznaczyć jedną z możliwych odpowiedzi: „Tak” albo „Nie” albo „N.D.” W przypadku zaznaczenia „N.D.” (nie dotyczy) Wykonawca musi wypełnić dodatkowo kolumnę „Uwagi” uzasadniając dlaczego nie dotyczy go dane pytanie.

Wypełnienie ankiety w całości kończy się komunikatem „ankieta kompletna” oraz pokazuje poziom zgodności „niezgodny” albo „częściowo zgodny” albo „zgodny”

Ankieta musi zostać wypełniona na poziomie „częściowo zgodny” albo „zgodny”

8. Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2017 poz.1579 t.j. z późniejszymi zmianami) na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy.

9. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiącego Załącznik nr2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

10. Termin związania ofertą: 30 dni od daty złożenia oferty.

11.Termin zapłaty wynagrodzenia: 30 dni od otrzymania faktury.

12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, a Wykonawcy składający ofertę powyższy fakt akceptują.

13. Informacje dla Wykonawcy:

1. Informacje dotyczące Ochrony Danych Osobowych dostępne są na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/ w zakładce – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. Klauzula informacyjna dla osób ubiegających się o zamówienie publiczne, z wyłączeniem pkt. 3d, stanowi załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego oraz jest dostępna na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/?cid=217&bip_id=3342

2. Wykonawca może składać faktury VAT:

1) w formie pisemnej, osobiście w sekretariacie zamawiającego na IV piętrze,

2) w formie elektronicznej:

a) zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnych z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191) zamawiający dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (format pliku XML). Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresem https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971382551. Informacje o systemie dostępne są również na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/.

b) Za pomocą poczty elektronicznej (format PDF) na adres mailowy eof_cui@cui.wroclaw.pl. Szczegółowe zasady w tym wymagania techniczne zostały określone w Załączniku nr 4 do projektu umowy.

WSZELKIE PYTANIA ORAZ SKŁADANIE OFERT ODBYWA SIĘ WYŁĄCZNIE ZA POŚREDNICTWEM PLATFORMY ZAKUPOWEJ LOGINTRADE.

PYTANIA OD WYKONAWCÓW WYSYŁANE NA ADRES PRACOWNIKÓW CUI POZOSTANĄ BEZ ODPOWIEDZI.

Terminy:

Termin składania ofert 22.05.2020 do godz.11:00

Termin na zadawanie pytań 20.05.2020 do godz. 13:00

Załączniki:

Załącznik nr 1 - Formularz oferty,

Załącznik nr 2 - Projekt umowy wraz z załącznikami

Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna

Załącznik nr 4 - Ankieta