Wrocław, dnia 22.09.2020r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest Zakup oprogramowania Kadry Płace dla ZZM wraz ze świadczeniem usług utrzymania.

Zamówienie podzielone jest na zamówienie podstawowe i zamówienie objęte prawem opcji:

1) Przedmiotem umowy w ramach zamówienia podstawowego jest:

- sporządzenie przez Wykonawcę Analizy Systemowej,

- wdrożenie Systemu Informatycznego u Zamawiającego do dnia 01.01.2021roku,

- migracja danych z dotychczasowego systemu FK lub programu Płatnik ZUS do systemu Informatycznego,

- świadczenie przez Wykonawcę Usług Utrzymania przez okres 12 miesięcy od dnia Odbioru Wdrożenia

- przeprowadzenie szkoleń dla 2 użytkowników i 3 administratorów z korzystania z Systemu Informatycznego i administrowania Systemem,

- Udzielenie licencji na korzystanie z Systemu Informatycznego,

- Udzielenie gwarancji na korzystanie z Systemu,

- Opracowanie i przekazanie Zamawiającemu Dokumentacji.

2) Przedmiotem umowy objętym prawem opcji jest:

- Świadczenie przez Wykonawcę Usług Utrzymania przez okres kolejnych 24 miesięcy po upływie pierwszych 12 miesięcy świadczenia Usług Utrzymania,

- Świadczenie przez Wykonawcę Usług Rozwoju.

Szczegółowy opis zamówienia oraz warunki realizacji określone są w Projekcie umowy,
tj. w Załączniku nr 2do niniejszego Zapytania ofertowego.

2. W zakresie infrastruktury serwerowej Zamawiający zapewnia:

1) serwer aplikacyjny: maszyna wirtualna z systemem operacyjnym Windows Server lub Enterprise Linux (OEL, RHEL, CENTOS) o maksymalnych parametrach: 32 GB RAM, 4 vCPU.

2) baza danych:

a. Microsoft SQL Server SE lub Oracle Database SE na serwerze współdzielonym lub

b. Microsoft SQL Server Express, Oracle Database XE, PostgreSQL lub MariaDB na serwerze dedykowanym (aplikacyjnym).

Wersje ww. komponentów tylko wspierane przez producenta/wydawcę - aktualnie i w okresie gwarancji/wsparcia na system.

Parametry maszyny wirtualnej oraz przydzielona przestrzeń dyskowa zostaną dopasowane do faktycznie wykorzystywanych.

2. Termin składania ofert

1) WSZELKIE PYTANIA ORAZ SKŁADANIE OFERT ODBYWA SIĘ WYŁĄCZNIE ZA POŚREDNICTWEM PLATFORMY ZAKUPOWEJ LOGINTRADE.

2) Oferty należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 29.09.2020 r., do godz.11:00.

3. Kryterium wyboru oferty:

3.1.Oferta zostanie oceniona przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

1) Cena (Pc)

Waga kryterium: 91

Punktacja będzie obliczana według poniższego wzoru:

Pc = (cena najniższa / cena oferty badanej) x 91

2) Kryterium jakościowe – Infrastruktura systemu (funkcjonalności) (Pf)

Waga kryterium: 9

Punktacja będzie obliczana według poniższego schematu:

1 pkt przeliczeniowy za każde – TAK, które Wykonawca zadeklaruje dla wymagań fakultatywnych wymienionych w Załączniku ofertowym (Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego)

0 pkt przeliczeniowych za każde – NIE, które Wykonawca zadeklaruje dla wymagań fakultatywnych wymienionych w Załączniku ofertowym (Załącznik nr 1do Zapytania ofertowego).

Suma punktów przeliczeniowych zostanie podstawiona do wzoru:

Pf = (Pp / Ppmax) x 9

Pf – punktacja w kryterium jakościowym – Infrastruktura systemu

Pp – suma punktów przeliczeniowych, obliczana na podstawie tabeli

Ppmax – maksymalna suma punktów przeliczeniowych

a uzyskany wynik stanowi liczbę uzyskanych punktów w kryterium jakościowym – Infrastruktura systemu.

Zamawiający dokona oceny oferty w tym kryterium na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w formularzu oferty (Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego).

W przypadku, gdy Wykonawca, w formularzu ofertowym, zakreśli obie odpowiedzi lub nie zakreśli żadnej odpowiedzi, Zamawiający przyjmie, ze wykonawca nie ofertuje wskazanej funkcjonalności,
a tym samym Wykonawca otrzyma 0 pkt przeliczeniowych.

Zamawiający wybierze jako najkorzystniejszą tę ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów (P) obliczoną wg poniższego wzoru:

P = Pc + Pf

Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, który otrzyma najwyższą ilość punktów.

UWAGA: Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) na podstawie złożonego Formularza oferty – Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

UWAGA: W przypadku rozbieżności w podanych kwotach między platformą zakupową
a Formularzem oferty - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca prawidłowo określił i podał ceny netto w Załączniku nr 1do Zapytania ofertowego – Formularzu oferty.

3.2. Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli
te Oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

3.3.Wykonawcy, składający oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane
w złożonych ofertach.

3.4.Sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony
w Projekcie Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego,

3.5.Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu umowy stanowiącego Załącznik nr 2
do niniejszego Zapytania ofertowego.

4. Opis sposobu obliczenia ceny:

1) podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego Zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

2) cenę ofertową należy podać w PLN.

3) cena ofertowa musi być jednoznaczna i ostateczna. Cena ofertowa, zostanie wprowadzona do Umowy jako obowiązująca Strony niezmienne przez cały okres realizacji Umowy.

4) wynagrodzenie Wykonawcy rozliczone zostanie zgodnie z zapisami Umowy.

5) sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony w Projekcie Umowy stanowiącym Załącznik nr 2do niniejszego Zapytania ofertowego.

5. Termin wykonania zamówienia:

Terminy wykonania zamówienia – zgodnie z zapisami Projektu umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.

6. Miejsce usługi:

Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu.

7. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą:

1) Wypełniony Formularz oferty - Załącznik nr 1do Zapytania ofertowego.

W przypadku braku powyższego dokumentu, Zamawiający jednokrotnie zwróci się do Wykonawcy
z prośbą o uzupełnienie dokumentu w terminie przez siebie wskazanym, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentu oferta będzie podlegała odrzuceniu.

8. Formalności, jakie powinny zostać dopełnione przez Wykonawcę, którego Oferta została wybrana jako najkorzystniejsza:

1) Przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawca, którego ofertazostała wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest:

- złożyć wypełnioną Ankietę dla podmiotu przetwarzającego dane (procesora) – zgodnie
z Załącznikiem nr 4do Zapytania ofertowego.

Ankieta określa poziom bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych,
co jednocześnie potwierdza zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z minimalnymi wymaganiami stawianymi przez RODO (Środki techniczne i organizacyjne Wykonawcy spełniające wymagania art. 28 RODO co najmniej na poziomie „częściowo zgodnym” lub „zgodnym”.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, nie dopełni ww. obowiązku (tj. nie złoży ankiety albo ankieta będzie niekompletna albo złożona z wynikiem na poziomie zgodności „niezgodny”) we wskazanym terminie, Zamawiający uzna, iż zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy i będzie miał prawo wezwać do złożenia wypełnionej Ankiety (Załącznik nr 4 do Zaproszenia ofertowego), Wykonawcę, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.

Instrukcja wypełniania Ankiety:

· Wykonawca musi zaznaczyć we wszystkich pozycjach od 1 do 3: „Tak” albo „Nie”

· W przypadku zaznaczenia dla pozycji 1 albo 2 albo 3 odpowiedzi „Tak” Wykonawca otrzyma poziom zgodności – „zgodny” Nie jest wówczas zobligowany do uzupełnienia dalszej części ankiety, tj. poz. 4 - poz. 28.

· W przypadku zaznaczenia w pozycji 1 i 2 i 3 odpowiedzi „Nie” Wykonawca zobowiązany jest wypełnić dalszą część ankiety tj. poz. 4-poz. 28. W każdej z ww. pozycji (wyjątek
poz. 14) Wykonawca musi zaznaczyć jedną z możliwych odpowiedzi: „Tak” albo „Nie” albo „N.D.” W przypadku zaznaczenia „N.D.” (nie dotyczy) Wykonawca musi wypełnić dodatkowo kolumnę „Uwagi” uzasadniając dlaczego nie dotyczy go dane pytanie.

W celu ułatwienia Wykonawcy uzupełnienia danych i dokonania stosownych obliczeń, w załączeniu częściowo edytowalna wersja Ankiety (zapisanego jako Arkusz programu Microsoft Office Excel). Zamawiający sformatował komórki oraz wprowadził formuły matematyczne w celu ustalenia poziomu zgodności.

2) podpisać Umowę w terminie wskazanym przez Zamawiającego;

3) dostarczyć najpóźniej w dniu podpisania Umowy:

a) dokument lub dokumenty potwierdzające prawo osób składających podpis pod Umową do występowania w imieniu Wykonawcy i dokonywania w jego imieniu składania oświadczenia woli;

b) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej,wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania Ofert;

9. Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2017 poz.1579 t.j. z późniejszymi zmianami) na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy.

10. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiącegoZałącznik nr2 do niniejszegoZapytania ofertowego.

11. Termin związania ofertą: 30 dni od daty złożenia oferty.

12.Termin zapłaty wynagrodzenia: 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, a Wykonawcy składający ofertę powyższy fakt akceptują.

14. Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków, które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia

15. Informacje dla Wykonawcy:

1. Informacje dotyczące Ochrony Danych Osobowych dostępne są na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/ w zakładce – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. Klauzula informacyjna dla osób ubiegających się o zamówienie publiczne, z wyłączeniem pkt. 3d, stanowi załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego oraz jest dostępna na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/?cid=217&bip_id=3342

2. Wykonawca może składać faktury VAT:

1) w formie pisemnej, osobiście w sekretariacie zamawiającego na IV piętrze,

2) w formie elektronicznej:

a) zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191)Zamawiający dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (format pliku XML). Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresem https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971793846. Informacje o systemie dostępne są również na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/.

b) Za pomocą poczty elektronicznej (format PDF) na adres mailowy eof_cui@cui.wroclaw.pl. Szczegółowe zasady w tym wymagania techniczne zostały określone w Załączniku nr 1 do projektu umowy.

WSZELKIE PYTANIA ORAZ SKŁADANIE OFERT ODBYWA SIĘ WYŁĄCZNIE ZA POŚREDNICTWEM PLATFORMY ZAKUPOWEJ LOGINTRADE.

PYTANIA OD WYKONAWCÓW WYSYŁANE NA ADRES PRACOWNIKÓW CUI POZOSTANĄ BEZ ODPOWIEDZI.

Terminy:

Termin składania ofert 29.09.2020 roku do godz.11:00

Termin na zadawanie pytań 25.09.2020 roku do godz. 10:00

Załączniki:

Załączniki do zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty,

Załącznik nr 2 - Projekt umowy

Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna

Załącznik nr 4 – Ankieta dla Podmiotu przetwarzającego (Procesora)

Załączniki do Projektu umowy:

- Załącznik nr 1 do Projektu umowy – Opis Przedmiotu Zamówienia

- Załącznik nr 2 do Projektu umowy – Infrastruktura techniczna

- Załącznik nr 3 do Projektu umowy – SLA

- Załącznik nr 4 do Projektu umowy – Zestawienie Licencji

- Załącznik nr 5 do Projektu umowy – Dokumentacja

- Załącznik nr 6 do Projektu umowy – Szkolenia

- Załącznik nr 7 do Projektu umowy – Warunki techniczne dotyczące przesyłaniafaktur

- Załącznik nr 8 do Projektu umowy – Umowa Powierzenia Danych Osobowych

- Załącznik nr 9 do Projektu umowy – Protokół Odbioru