Wrocław, dnia 01.10.2020r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest Udzielenie licencji i wdrożenie modułu PPK w systemie SAP

Przedmiot umowy w szczególności obejmuje:

a. Udzielenie przez Wykonawcę Zamawiającemu licencji na korzystanie z Modułu PPK przez Użytkowników,

b. Wdrożenie Modułu PPK i zapewnienie asysty podczas pierwszego produkcyjnego wykorzystania Modułu PPK (przekazywania danych osób objętych PPK do instytucji finansowej),

c. Przygotowanie dokumentacji użytkownika, administratora oraz dokumentacji przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogami Zamawiającego, określonymi w Załączniku nr 1 do Umowy – Wymogi dotyczące dokumentacji.

Udzielenie licencji ma pozwolić na niezależne obsługiwanie PPK przez 2 jednostki Zamawiającego tj. Urząd Miejski Wrocławia i Wrocławskie Centrum Rozwoju Społecznego.

Szczegółowy opis zamówienia oraz warunki realizacji określone są w Załączniku nr 5 do niniejszego Zapytania ofertowego oraz w Projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.

2. Termin składania ofert

1) WSZELKIE PYTANIA ORAZ SKŁADANIE OFERT ODBYWA SIĘ WYŁĄCZNIE ZA POŚREDNICTWEM PLATFORMY ZAKUPOWEJ LOGINTRADE.

2) Oferty należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 09.10.2020 r., do godz.11:00.

3. Kryterium wyboru oferty:

3.1.Oferta zostanie oceniona przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryterium: Cena (C)

Waga kryterium: 100

Punktacja będzie obliczana według poniższego wzoru:

Pc = (cena najniższa / cena oferty badanej) x 100

Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, który otrzyma najwyższą ilość punktów.

UWAGA: Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) na podstawie złożonego Formularza oferty – Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

UWAGA: W przypadku rozbieżności w podanych kwotach między platformą zakupową
a Formularzem oferty - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca prawidłowo określił i podał ceny netto w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego – Formularzu oferty.

3.2. Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te Oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

3.3. Wykonawcy, składający oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane
w złożonych ofertach.

3.4. Sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony
w Projekcie Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego,

3.5.Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu umowy stanowiącego Załącznik nr 2
do niniejszego Zapytania ofertowego.

4. Opis sposobu obliczenia ceny:

1) podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego Zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

2) cenę ofertową należy podać w PLN.

3) cena ofertowa musi być jednoznaczna i ostateczna. Cena ofertowa, zostanie wprowadzona do Umowy jako obowiązująca Strony niezmienne przez cały okres realizacji Umowy.

4) wynagrodzenie Wykonawcy rozliczone zostanie zgodnie z zapisami Umowy.

5) sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony w Projekcie Umowy stanowiącym Załącznik nr 2do niniejszego Zapytania ofertowego.

5. Termin wykonania zamówienia:

Terminy wykonania zamówienia – zgodnie z zapisami Projektu umowy stanowiącym Załącznik nr 2do Zapytania ofertowego.

6. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą:

1) Wypełniony Formularz oferty - Załącznik nr 1do Zapytania ofertowego.

W przypadku braku powyższego dokumentu, Zamawiający jednokrotnie zwróci się do Wykonawcy
z prośbą o uzupełnienie dokumentu w terminie przez siebie wskazanym, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentu oferta będzie podlegała odrzuceniu.

7. Formalności, jakie powinny zostać dopełnione przez Wykonawcę, którego Oferta została wybrana jako najkorzystniejsza:

1) Przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest:

- złożyć wypełnioną Ankietę dla podmiotu przetwarzającego dane (procesora) – zgodnie
z Załącznikiem nr 4 do Zapytania ofertowego.

Ankieta określa poziom bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych,
co jednocześnie potwierdza zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z minimalnymi wymaganiami stawianymi przez RODO (Środki techniczne i organizacyjne Wykonawcy spełniające wymagania art. 28 RODO co najmniej na poziomie „częściowo zgodnym” lub „zgodnym”.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, nie dopełni ww. obowiązku (tj. nie złoży ankiety albo ankieta będzie niekompletna albo złożona z wynikiem na poziomie zgodności „niezgodny”) we wskazanym terminie, Zamawiający uzna, iż zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy i będzie miał prawo wezwać do złożenia wypełnionej Ankiety (Załącznik nr 4 do Zaproszenia ofertowego), Wykonawcę, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.

Instrukcja wypełniania Ankiety:

· Wykonawca musi zaznaczyć we wszystkich pozycjach od 1 do 3: „Tak” albo „Nie”

· W przypadku zaznaczenia dla pozycji 1 albo 2 albo 3 odpowiedzi „Tak” Wykonawca otrzyma poziom zgodności – „zgodny” Nie jest wówczas zobligowany do uzupełnienia dalszej części ankiety, tj. poz. 4 - poz. 28.

· W przypadku zaznaczenia w pozycji 1 i 2 i 3 odpowiedzi „Nie” Wykonawca zobowiązany jest wypełnić dalszą część ankiety tj. poz. 4-poz. 28. W każdej z ww. pozycji (wyjątek
poz. 14) Wykonawca musi zaznaczyć jedną z możliwych odpowiedzi: „Tak” albo „Nie” albo „N.D.” W przypadku zaznaczenia „N.D.” (nie dotyczy) Wykonawca musi wypełnić dodatkowo kolumnę „Uwagi” uzasadniając dlaczego nie dotyczy go dane pytanie.

W celu ułatwienia Wykonawcy uzupełnienia danych i dokonania stosownych obliczeń, w załączeniu częściowo edytowalna wersja Ankiety (zapisanego jako Arkusz programu Microsoft Office Excel). Zamawiający sformatował komórki oraz wprowadził formuły matematyczne w celu ustalenia poziomu zgodności.

2) podpisać Umowę w terminie wskazanym przez Zamawiającego;

3) dostarczyć najpóźniej w dniu podpisania Umowy dokument lub dokumenty potwierdzające prawo osób składających podpis pod Umową do występowania w imieniu Wykonawcy i dokonywania w jego imieniu składania oświadczenia woli;

8. Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2017 poz.1579 t.j. z późniejszymi zmianami) na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy.

9. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.

10. Termin związania ofertą: 30 dni od daty złożenia oferty.

11. Termin zapłaty wynagrodzenia: 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, a Wykonawcy składający ofertę powyższy fakt akceptują.

13. Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków, które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia

14. Informacje dla Wykonawcy:

1. Informacje dotyczące Ochrony Danych Osobowych dostępne są na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/ w zakładce – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. Klauzula informacyjna dla osób ubiegających się o zamówienie publiczne, z wyłączeniem pkt. 3d, stanowi załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego oraz jest dostępna na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/?cid=217&bip_id=3342

2. Wykonawca może składać faktury VAT:

1) w formie pisemnej, osobiście w sekretariacie zamawiającego na IV piętrze,

2) w formie elektronicznej:

a) zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191)Zamawiający dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (format pliku XML). Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresem https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971793846. Informacje o systemie dostępne są również na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/.

b) Za pomocą poczty elektronicznej (format PDF) na adres mailowy eof_cui@cui.wroclaw.pl. Szczegółowe zasady w tym wymagania techniczne zostały określone w Załączniku nr 1o projektu umowy.

3. Wytyczne dotyczące podpisania umowy przetwarzania danych osobowych:

Zamawiający będzie wymagał, aby Wykonawca wraz z podpisaniem umowy głównej podpisał umowę przetwarzania danych osobowych (PDO). Wzór umowy przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 4 do projektu umowy.

WSZELKIE PYTANIA ORAZ SKŁADANIE OFERT ODBYWA SIĘ WYŁĄCZNIE ZA POŚREDNICTWEM PLATFORMY ZAKUPOWEJ LOGINTRADE.

PYTANIA OD WYKONAWCÓW WYSYŁANE NA ADRES PRACOWNIKÓW CUI POZOSTANĄ BEZ ODPOWIEDZI.

Załączniki do zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty,

Załącznik nr 2 - Projekt umowy

Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna

Załącznik nr 4 – Ankieta dla Podmiotu przetwarzającego (Procesora)

Załącznik nr 5 – Opis Przedmiotu Zamówienia

Załączniki do Projektu umowy:

Załącznik nr 1 - Wymogi dotyczące dokumentacji,

Załącznik nr 2 - Warunki techniczne dotyczące przesyłania faktur,

Załącznik nr 3 - Wzór zestawienia licencji.

Załącznik nr 4 - Umowa Powierzenia Danych Osobowych