ZAPYTANIE OFERTOWE

Tryb udzielanego zamówienia:

Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019r. poz. 1843, z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp z uwagi na brzmienie art. 4 pkt. 8 ustawy Pzp.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług serwisowych kserokopiarek w roku 2021 i 2022.

UWAGA: Wykonawca zobowiązany jest posiadać status autoryzowanego serwisanta sprzętu objętego zamówieniem. Stosowne oświadczenie Wykonawca złoży do oferty.

Zamówienie podzielone jest na zamówienie podstawowe i zamówienie objęte prawem opcji:

1.1.Zamówienie podstawowe:

Świadczenie usług serwisowych kserokopiarek w roku 2021

1.2.Zamówienie objęte prawem opcji:

a. Zamawiający przewiduje prawo opcji w zakresie: dzierżawy (usługi druku) –
do 6 urządzeń wielofunkcyjnych (kolorowych) w okresie obowiązywania umowy.

b. Świadczenie usług serwisowych kserokopiarek w roku 2022

W zakresie zamówienia objętego prawem opcji Zamawiający jest uprawniony, a nie zobowiązany do skorzystania z tego prawa. Wykonanie przedmiotu zamówienia w ramach prawa opcji uzależnione jest od faktycznych potrzeb zamawiającego i jego możliwości finansowych. Brak wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie prawa opcji nie rodzi żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy.

Szczegółowy opis zamówienia oraz warunki realizacji określone są w Projekcie umowy, tj.
w Załączniku nr 2do niniejszego Zapytania ofertowego.

2. Termin składania ofert

1) WSZELKIE PYTANIA ORAZ SKŁADANIE OFERT ODBYWA SIĘ WYŁĄCZNIE ZA POŚREDNICTWEM PLATFORMY ZAKUPOWEJ LOGINTRADE.

2) Oferty należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 16.12.2020 r., do godz.11:00.

3. Kryterium wyboru oferty:

3.1.Oferta zostanie oceniona przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

1) Cena

Waga kryterium: 60%

Punktacja będzie obliczana według poniższego wzoru:

Pc = (cena najniższa / cena oferty badanej) x 60

2) Termin wymiany materiałów eksploatacyjnych(Pt)

Waga kryterium: 40%.

Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie terminu wymiany materiałów eksploatacyjnych.

Maksymalny termin wymiany wynosi 48 godzin od momentu dokonania zlecenia przez Zamawiającego.

Punktacja będzie przyznawana w następujący sposób:

- dostawa w terminie do 12 godzin – 40 pkt

- dostawa w terminie 12-24 godzin – 20 pkt

- dostawa w terminie 24-47 godzin – 10 pkt

Jeśli wykonawca nie wskaże żadnego terminu Zamawiający uzna że wykonawca deklaruje wymianę części w terminie maksymalnym tj. 48 godzin i przyzna 0 pkt
w niniejszym kryterium.

Jeżeli Wykonawca wskaże czas dostawy dłuższy niż 48 godzin wówczas jego oferta zostanie odrzucona jako niezgodna z treścią SIWZ.

Zamawiający wybierze jako najkorzystniejszą tę ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów (P) obliczoną wg poniższego wzoru:

P = Pc +Pt

Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, który otrzyma najwyższą ilość punktów.

U W A G A: Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona(z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) na podstawie Formularza oferty – Załącznik nr 1do Zapytania ofertowego.

UWAGA: W przypadku rozbieżności w podanych kwotach między platformą zakupową
a Formularzem oferty - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca prawidłowo określił i podał ceny netto w Załączniku nr 1do Zapytania ofertowego – Formularzu oferty.

3.2. Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli
te Oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

3.3.Wykonawcy, składający oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane
w złożonych ofertach.

3.4.Sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony
w Projekcie Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego,

3.5.Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu umowy stanowiącego Załącznik nr 2
do niniejszego Zapytania ofertowego.

4. Opis sposobu obliczenia ceny:

4.1. Wartości na Formularzu Oferty (wzór - Załącznik nr 1do niniejszego Zapytania ofertowego) należy podawać w złotych polskich, w wartości netto lub brutto, z wyodrębnieniem stawki podatku VAT i z dokładnością do czterech lub dwóch miejsc po przecinku (z dokładnością do 1 grosza; przy zaokrąglaniu – kwoty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza) – zależności od zapisów nin. Zapytania ofertowego.

4.2. Ceny podawane w ofercie mają na celu jedynie porównanie ofert Wykonawców. Wartością Umowy będzie, kwota jaka zamawiający przeznaczy na sfinansowanie zamówienia. Do 5 000,00 (pięciu) zł brutto tej kwoty zamawiający w okresie trwania Umowy może wykorzystać na naprawy dodatkowe (opisane w projekcie umowy). Wykonawca otrzyma wynagrodzenie na podstawie rzeczywistej ilości wydruków w okresie obowiązywania umowy na zasadach wskazanych w Umowie (projekt umowy).

4.3. Na cele porównania ofert Wykonawcy zobowiązani są odpowiednio skalkulować ceny jednostkowe wydruku podając na Formularzu Oferty:

1) wartość netto za 1 stronę wydruku A4 mono(czarno-białej) i osobno wartość netto za 1 stronę wydruku A4 kolor

- dla drukarek będących własnością Zamawiającego (wartość do czterech miejsc po przecinku).

2) wartość netto za 1 stronę wydruku A4 mono(czarno-białe) i osobno wartość netto za 1 stronę wydruku A4 kolor

- dla drukarek wydzierżawionych (wartość do czterech miejsc po przecinku). Podana wartość powinna zawierać w sobie koszty dzierżawy oraz innych ewentualnych kosztów ponoszonych przez Wykonawcę w celu zapewnienia ciągłości wydruku na tych urządzeniach (prawo opcji),

3) Cenę ofertową netto i brutto oraz należny podatek VAT w pkt. 1 Formularza Oferty (wzór - Załącznik nr 1doniniejszego Zapytania ofertowego) w złotych polskich jako wartość netto
i brutto, z wyodrębnieniem stawki podatku VAT i z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku
(z dokładnością do 1 grosza; przy zaokrąglaniu – kwoty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza). Cena ofertowa to koszty stron obliczonych zgodnie z załącznikiem nr 1 w oparciu o wartości wskazane
w Formularzu Oferty.

Cena ofertowa brutto

będzie obejmować wszystkie koszty oferowanych usług i składać się będzie z:

a) Wartości netto wydruków w okresie obowiązywania Umowy na kserokopiarkach/urządzeniach będących własnością Zamawiającego przy założeniu, że:

¾ urządzenia drukujące w systemie czarno-białym wykonują miesięcznie około 2600 kopii, a urządzenia drukujące w systemie kolorowym około 1400 kopii kolorowych i około 2600 kopii czarnobiałych,

¾ 21 urządzeń w tym 6 (sześć) kolorowych) będą obsługiwane od daty podpisania umowy do 31.12.2021 r. (zamówienie podstawowe),

¾ 21 urządzeń w tym 6 (sześć) kolorowych) będą obsługiwane od 01.01.2022 do 31.12.2022 r. (zamówienie w ramach prawa opcji),

¾ wszystkie 21 urządzeń (zał. nr 1 do projektu umowy poz. 1 - 21 w tym 6 kolorowych) ramach zamówienia podstawowego (12 miesięcy – rok 2021) wykonają:

U(cz-b) = 12*(21*2600)=655 200 stron

U(kol) = 12*(6*1400)=100 800 stron,

¾ wszystkie 21 urządzeń (zał. nr 1 do projektu umowy poz. 1 21 w tym 6 kolorowych) ramach zamówienia opcjonalnego (12 miesięcy - rok 2022) wykonają:

U(cz-b) = 12*(21*2600)=655 200 stron

U(kol) = 12*(6*1400)=100 800 stron,

¾ wszystkie 21 urządzeń (zał. nr 1 do projektu umowy poz. 1 21 w tym 6 kolorowych)
w ramach zamówienia podstawowego i zamówienia opcjonalnego (24 miesiące - rok 2021 i 2022) maksymalnie wykonają:

U(cz-b) = 24*(21*2600)= 1 310 400 stron

U(kol) = 24*(6*1400)= 201 600 stron,

¾ po cenach jednostkowych, o których mowa w ppkt 1 powyżej

b) wartości dzierżawy netto (usług druku - opcja) – do 6 urządzeń wielofunkcyjnych kolorowych w okresie 6 miesięcy obowiązywania umowy. Z tym że zamawiający przewiduje wykorzystanie maksymalnie połowy tych urządzeń jako urządzenia w zamian za dowolne urządzenia podane na liście urządzeń będącej zał. nr 1 do Projektu umowy a połowę jako urządzenia dodatkowe zwiększające ilość urządzeń podanych na liście j.w. Przy kalkulacji wydruków jak wyżej w lit. a).

c) należnego podatku VAT

Cenę ofertową netto (bez podatku VAT) dla zamówienia podstawowego, należy obliczyć według wzoru:

Co =655 200 * Cjc-b +100 800 * Cjk + Cd

Gdzie:

Co – cena ofertowa netto

Cjc-b – cena netto za 1 stronę wydruku czarno-białego formatu A4

Cjk - cena netto za 1 stronę wydruku kolorowego formatu A4

Cd – cena netto dzierżawy za okres 6 m-cy trzech urządzeń 1 kolor i 2 mono obliczoną zgodnie z wzorem:

Cd = 6 * (3*2600* Cdc-b + 1400* Cdk )

Cdc-b – cena netto za 1 stronę wydruku czarno-białego formatu A4 na urządzeniu dzierżawionym,

Cdk - cena netto za 1 stronę wydruku kolorowego formatu A4 na urządzeniu dzierżawionym,

Cenę ofertową brutto należy obliczyć jako sumę ceny ofertowej netto (Co) i wartości należnego podatku VAT.

Analogicznie należy obliczyć Cenę ofertową netto (bez podatku VAT)oraz Cenę ofertową brutto
dla zamówienia w ramach prawa opcji.

Następnie należy zsumować Cenę ofertową brutto zamówienia podstawowego i zamówienia w ramach prawa opcji.

4) Wykonawca obliczając ceny powinien obliczać je z wartości jednostkowej netto dodając do tej wartości kwotę należnego podatku VAT. Oceniając ofertę Zamawiający będzie stosował zasady sprawdzania podanych wartości według zasad jak w zdaniu pierwszym.

5) W przypadku wystąpienia omyłek rachunkowych w obliczeniach, jako podstawę do ich poprawienia, Zamawiający przyjmie, że prawidłowo podana została cena jednostkowa netto.

6) Zamawiający nie dopuszcza przedstawiania ceny w kilku wariantach, w zależności od zastosowanych rozwiązań. W przypadku przedstawiania ceny w taki sposób oferta zostanie odrzucona.

7) Określenie stawki podatku VAT jest obowiązkiem Wykonawcy. Zgodnie z ust. 1Komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 24 stycznia 2005 r.(Dz. Urz. GUS Nr 1 z 2005r., poz. 11) w sprawie trybu wydawania opinii interpretacyjnych – „Zasadą jest, że zainteresowany podmiot sam klasyfikuje prowadzoną działalność, swoje produkty (wyroby i usługi), towary, środki trwałe i obiekty budowlane według zasad określonych w poszczególnych klasyfikacjach i nomenklaturach, wprowadzonych rozporządzeniami Rady Ministrów lub stosowanych bezpośrednio na podstawie przepisów Wspólnoty Europejskiej”.

8) podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego Zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

9) cenę ofertową należy podać w PLN.

10) cena ofertowa musi być jednoznaczna i ostateczna. Cena ofertowa, zostanie wprowadzona do Umowy jako obowiązująca Strony niezmienne przez cały okres realizacji Umowy.

11) wynagrodzenie Wykonawcy rozliczone zostanie zgodnie z zapisami Umowy.

12) sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony w Projekcie Umowy stanowiącym Załącznik nr 2do niniejszego Zapytania ofertowego.

5. Termin wykonania zamówienia:

Terminy wykonania zamówienia – zgodnie z zapisami Projektu umowy stanowiącym Załącznik nr 2do Zapytania ofertowego.

5.1.W ramach celu zamówienia podstawowego usługa świadczona jest od …… (od dnia podpisania umowy) do dnia 31 grudnia 2021 r.lub do wyczerpania wartości brutto zamówienia określonej
w § 9 ust. 1 projektu umowy, w zależności, które z tych zdarzeń wystąpi pierwsze.

5.2.W ramach prawa opcji Zamawiającemu przysługuje prawo skorzystania z Usługi przez okres kolejnych 12 miesięcy od 1 stycznia 2022 r. do 31.12.2022.

(Zamawiający uprawniony jest do skorzystania z prawa opcji i realizacji przedmiotu umowy na kolejny okres nie dłuższy niż 12 miesięcy lub do wyczerpania wartości brutto zamówienia określonej w § 9 ust. 1 umowy pozostałej po realizacji zamówienia podstawowego, w zależności, które z tych zdarzeń wystąpi pierwsze).

6. Miejsce usługi:

Centrum Usług Informatycznych i UMW.

7. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą:

1) Wypełniony Formularz oferty - Załącznik nr 1do Zapytania ofertowego.

2) Skan dokumentu potwierdzającego status autoryzowanego serwisanta sprzętu objętego zamówieniem.

W przypadku braku powyższych dokumentów, Zamawiający jednokrotnie zwróci się do Wykonawcy
z prośbą o uzupełnienie dokumentów w terminie przez siebie wskazanym, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentów oferta będzie podlegała odrzuceniu.

8. Formalności, jakie powinny zostać dopełnione przez Wykonawcę, którego Oferta została wybrana jako najkorzystniejsza:

1) podpisać Umowę w terminie wskazanym przez Zamawiającego;

2) dostarczyć najpóźniej w dniu podpisania Umowy:

dokument lub dokumenty potwierdzające prawo osób składających podpis pod Umową do występowania w imieniu Wykonawcy i dokonywania w jego imieniu składania oświadczenia woli;

9. Jeżeli Wykonawca, którego Oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia Umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

10. Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2017 poz.1579 t.j. z późniejszymi zmianami) na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy.

11. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiącego Załącznik nr2 do niniejszego Zapytania ofertowego.

12. Termin związania ofertą: 30 dni od daty złożenia oferty.

13.Termin zapłaty wynagrodzenia: 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

14. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, a Wykonawcy składający ofertę powyższy fakt akceptują.

15. Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków, które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia

16. Informacje dla Wykonawcy:

1. Informacje dotyczące Ochrony Danych Osobowych dostępne są na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/ w zakładce – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. Klauzula informacyjna dla osób ubiegających się o zamówienie publiczne, z wyłączeniem pkt. 3d, stanowi Załącznik nr3 do Zapytania ofertowego oraz jest dostępna na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/?cid=217&bip_id=3342

2. Wykonawca może składać faktury VAT:

1) w formie pisemnej, osobiście w sekretariacie zamawiającego na IV piętrze,

2) w formie elektronicznej:

a) zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191)Zamawiający dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (format pliku XML). Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresem https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971793846. Informacje o systemie dostępne są również na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/.

b) Za pomocą poczty elektronicznej (format PDF) na adres mailowy eof_cui@cui.wroclaw.pl. Szczegółowe zasady w tym wymagania techniczne zostały określone w Załączniku nr4 do projektu umowy.

WSZELKIE PYTANIA ORAZ SKŁADANIE OFERT ODBYWA SIĘ WYŁĄCZNIE ZA POŚREDNICTWEM PLATFORMY ZAKUPOWEJ LOGINTRADE.

PYTANIA OD WYKONAWCÓW WYSYŁANE NA ADRES PRACOWNIKÓW CUI POZOSTANĄ BEZ ODPOWIEDZI.

Terminy:

Termin składania ofert 16.12.2020 roku do godz.11:00

Termin na zadawanie pytań 11.12.2020 roku do godz. 10:00

Załączniki:

Załączniki do zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty,

Załącznik nr 2 - Projekt umowy

Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna

Załączniki do Projektu umowy:

- Załącznik nr 1 do Projektu umowy – lista urządzeń

- Załącznik nr 2 do Projektu umowy – oferta

- Załącznik nr 3 do Projektu umowy – karta serwisowa

- Załącznik nr 4 do Projektu umowy – Warunki techniczne dotyczące przesyłania faktur