Wrocław, dnia 20.01.2021r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie od 03.02.2021 przez kolejne 12 miesięcy usług eksploatacyjnych dla Systemów wskazanych w § 2 ust. 2 projektu umowy.

Szczegółowy opis zamówienia oraz warunki realizacji określone są w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 2do niniejszego Zapytania ofertowego.

2. Termin składania ofert

1) WSZELKIE PYTANIA ORAZ SKŁADANIE OFERT ODBYWA SIĘ WYŁĄCZNIE ZA POŚREDNICTWEM PLATFORMY ZAKUPOWEJ LOGINTRADE.

2) Oferty należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 26.01.2021 r., do godz.11:00.

3. Kryterium wyboru oferty:

3.1.Oferta zostanie oceniona przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryterium: Cena -100%

Waga kryterium: 100

Punktacja będzie obliczana według poniższego wzoru:

Pc = (cena najniższa / cena oferty badanej) x 100

Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, który otrzyma najwyższą ilość punktów.

UWAGA: Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) na podstawie złożonego Formularza oferty – Załącznik nr 1do Zapytania ofertowego.

Dla celów przyznania punktacji Wykonawcom w kryterium Cena, Zamawiający zsumuje wszystkie ceny (netto) całego asortymentu wyszczególnione w Złączniku nr 1 do formularza ofertowego (pozycje 1-5). Następnie sumę tą będzie podstawiał do powyższego wzoru w celu wyłonienia oferty najkorzystniejszej. Jako najkorzystniejsza Zamawiający wybierze ofertę
z najniższą ceną (suma cen jednostkowych), która otrzyma maksymalna ilość punktów
(100 pkt.). Pozostałe oferty zostaną przeliczone proporcjonalnie do najtańszej wg powyższego wzoru.

Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, ze zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te Oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych Ofertach.

W przypadku rozbieżności w podanych kwotach między platformą zakupową
a Formularzem oferty - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca prawidłowo określił i podał ceny netto w Załączniku nr 1do Zapytania ofertowego – Formularzu oferty.

3.2. Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli
te Oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

3.3. Wykonawcy, składający oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane
w złożonych ofertach.

4. Opis sposobu obliczenia ceny:

1) Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego Zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

2) Cenę ofertową należy podać w PLN.

3) Cena ofertowa musi być jednoznaczna i ostateczna. Cena ofertowa, zostanie wprowadzona do umowy jako obowiązująca Strony, niezmienni przez cały okres obowiązywania umowy.

5. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą:

1) Wypełniony Formularz oferty - Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

W przypadku braku powyższego dokumentu, Zamawiający jednokrotnie zwróci się do Wykonawcy
z prośbą o uzupełnienie dokumentu w terminie przez siebie wskazanym, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentu oferta będzie podlegała odrzuceniu.

2) W związku z tym ,że Zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia negocjacji, w zakresie zapisów umowy z Wykonawcą którego oferta będzie najkorzystniejsza tj. otrzyma najwięcej punktów na podstawie kryteriów oceny ofert. Wykonawca wraz z ofertą może złożyć propozycję zmiany zapisów do projektu umowy stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.

6. Wykonawca zobowiązany jest złożyć przed podpisaniem umowy:

1) Wypełnioną Ankietę dla podmiotu przetwarzającego dane (procesora) – zgodnie
z Załącznikiem nr 4 do Zapytania ofertowego.

Ankieta określa poziom bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych,
co jednocześnie potwierdza zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z minimalnymi wymaganiami stawianymi przez RODO. Ankieta musi zostać wypełniona na poziomie „częściowo zgodnym” lub „zgodnym”.

Instrukcja wypełniania Ankiety:

· Wykonawca musi zaznaczyć we wszystkich pozycjach od 1 do 3: „Tak” albo „Nie”

· W przypadku zaznaczenia dla pozycji 1 albo 2 albo 3 odpowiedzi „Tak” Wykonawca otrzyma poziom zgodności – „zgodny” Nie jest wówczas zobligowany do uzupełnienia dalszej części ankiety, tj. poz. 4 - poz. 28.

· W przypadku zaznaczenia w pozycji 1 i 2 i 3 odpowiedzi „Nie” Wykonawca zobowiązany jest wypełnić dalszą część ankiety tj. poz. 4-poz. 28. W każdej z ww. pozycji (wyjątek
poz. 14) Wykonawca musi zaznaczyć jedną z możliwych odpowiedzi: „Tak” albo „Nie” albo „N.D.” W przypadku zaznaczenia „N.D.” (nie dotyczy) Wykonawca musi wypełnić dodatkowo kolumnę „Uwagi” uzasadniając dlaczego nie dotyczy go dane pytanie.

W celu ułatwienia Wykonawcy uzupełnienia danych i dokonania stosownych obliczeń, w załączeniu częściowo edytowalna wersja Ankiety (zapisanego jako Arkusz programu Microsoft Office Excel). Zamawiający sformatował komórki oraz wprowadził formuły matematyczne w celu ustalenia poziomu zgodności.

2) W przypadku Wykonawców niebędących producentem systemu wymagane jest złożenie potwierdzenia posiadania umowy współpracy z producentem/oświadczenia producenta o współpracy.

7. Informacje dla Wykonawcy:

1. Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. z późniejszymi zmianami.

2. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów niniejszego Zapytania ofertowego.

3. Termin związania ofertą: 30 dni od daty złożenia oferty.

4. Termin zapłaty wynagrodzenia: 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, a Wykonawcy składający ofertę powyższy fakt akceptują.

6. Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków, które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia

7. Informacje dotyczące Ochrony Danych Osobowych dostępne są na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/ w zakładce – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. Klauzula informacyjna dla osób ubiegających się o zamówienie publiczne, z wyłączeniem pkt. 3d, stanowi załącznik do Zapytania ofertowego oraz jest dostępna na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/?cid=217&bip_id=3342

8. Wykonawca może składać faktury VAT:

1) w formie pisemnej, osobiście w sekretariacie zamawiającego na IV piętrze,

2) w formie elektronicznej:

a) zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191)Zamawiający dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (format pliku XML). Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresem https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971793846. Informacje o systemie dostępne są również na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/.

b) Za pomocą poczty elektronicznej (format PDF) na adres mailowy eof_cui@cui.wroclaw.pl. Szczegółowe zasady w tym wymagania techniczne zostały określone w Załączniku do projektu umowy.

9. Wytyczne dotyczące podpisania umowy przetwarzania danych osobowych:

Zamawiający będzie wymagał, aby Wykonawca wraz z podpisaniem umowy głównej podpisał umowę przetwarzania danych osobowych (PDO). Wzór umowy przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik do projektu umowy głównej.

Załączniki do Zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 - Projekt umowy

Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna

Załącznik nr 4 – Ankieta dla Podmiotu przetwarzającego (Procesora)

Załączniki do Projektu umowy:

Załącznik nr 1 - Warunki Serwisu,

Załącznik nr 2 - Warunki techniczne dot. przekazywania faktur,

Załącznik nr 3 - Umowa powierzenia Danych Osobowych,

Załącznik nr 4 - Cennik usług Wykonawcy (formularz ofertowy).