Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu

ul. Namysłowska 8, 50-304 Wrocław

Telefon: 0717779032/0717779093

Adres email:magdalena.anuszkiewicz@cui.wroclaw.pl

Wrocław, 25.06.2021r.

Zapytanie ofertowe

Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie spoza ustawy Prawo zamówień publicznych w oparciu o Regulamin udzielania zamówień publicznych, pn.: kadry i płace dla ZZM, sygnatura sprawy CUI-ZZ.3211.133.2021

1. Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest:

a) w ramach zamówienia podstawowego jest:

b) Sporządzenie przez Wykonawcę Analizy Systemowej.

c) Wdrożenie Systemu Informatycznego u Zamawiającego;

d) Migracja danych z dotychczasowego systemu kadrowo-płacowego (TETA w. 20.0.08) lub programu Płatnik ZUS do Systemu Informatycznego;

e) Świadczenie przez Wykonawcę Usług Utrzymania przez okres 12 miesięcy od dnia Odbioru Wdrożenia,

f) Przeprowadzenie szkoleń dla 2 Użytkowników i 3 administratorów z korzystania z Systemu Informatycznego i administrowania Systemem,

g) Udzielenie licencji na korzystanie z Systemu Informatycznego,

h) Udzielenie gwarancji na korzystanie z Systemu,

i) Opracowanie i przekazanie Zamawiającemu Dokumentacji.

j) w ramach zamówienia objętym prawem opcji jest:

k) Świadczenie przez Wykonawcę Usług Utrzymania przez okres kolejnych 24 miesięcy po upływie pierwszych 12 miesięcy świadczenia Usług Utrzymania,

l) Świadczenie przez Wykonawcę Usług Rozwoju.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i sposób jego realizacji znajduje się w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego – projekt umowy.

1. Termin i miejsce składania ofert.

Składanie ofert oraz korespondencja w sprawie niniejszego zapytania odbywa się wyłącznie poprzez platformę zakupową LoginTrade.

Termin składania ofert upływa w dniu 02.07.2021 r., o godz. 11:00. UWAGA: Zmiana terminu składania i otwarcia ofert na 09.07.2021r.

1. Kryterium wyboru oferty.

1) Oferty zostaną ocenione przez zamawiającego w oparciu o kryterium: cena - 100%:

Punkty będą liczone dla sumy cen jednostkowych brutto wszystkich pozycji wskazanych w formularzu ofertowym, a następnie przeliczona według wzoru: (cena najniższa ze złożonych ofert / cena badanej oferty) x 100.

Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, który otrzyma najwyższą ilość punktów.

UWAGA:

Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) na podstawie złożonego Formularza oferty.

W przypadku rozbieżności w podanych kwotach między platformą zakupową a Formularzem oferty - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca prawidłowo określił i podał ceny netto dla poszczególnych zadań w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego – Formularzu oferty.

2) Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te Oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego Ofert dodatkowych.
Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych Ofertach.

3) Sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony w Projekcie Umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

4) Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

4. Opis sposobu obliczania ceny.

1) Podana w Ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

2) cenę Ofertową należy podać w PLN.

3) cena Ofertowa musi być jednoznaczna i ostateczna. Cena Ofertowa, zostanie wprowadzona do Umowy jako obowiązująca Strony niezmienne przez cały okres realizacji zadania.

4) wynagrodzenie Wykonawcy rozliczone zostanie zgodnie z zapisami Umowy.

1. Termin wykonania zamówienia.

1) termin realizacji zamówienia rozpoczyna bieg z chwilą zawarcia umowy i wygasa po 12 lub 36 miesiącach od daty Odbioru Wdrożenia w zależności od skorzystania z prawa opcji na Utrzymanie Systemu.

2) Realizacja przedmiotu zamówienia przebiegać będzie zgodnie z poniższym harmonogramem ramowym:

a) sporządzenie Analizy Systemowej w ciągu 20 dni roboczych od daty podpisania Umowy,

b) przeprowadzenie szkoleń i przekazanie dokumentacji w terminie do 30.11.2021 roku,

c) Wdrożenie Systemu, migracja danych oraz udzielenie licencji i gwarancji na korzystanie z Systemu w terminie do 15.12.2021 roku,

d) świadczenie Usług Utrzymania i Rozwoju Systemu w terminie 12 lub 36 miesięcy od daty Odbioru Wdrożenia.

1. Ankiety dla podmiotu przetwarzającego.

Ankieta określa poziom bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych, co jednocześnie potwierdza zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z minimalnymi wymaganiami stawianymi przez RODO. Ankieta musi zostać wypełniona na poziomie „częściowo zgodnym” lub „zgodnym”.

Instrukcja wypełniania Ankiety:

• Wykonawca musi zaznaczyć we wszystkich pozycjach od 1 do 3: „Tak” albo „Nie”

• W przypadku zaznaczenia dla pozycji 1 albo 2 albo 3 odpowiedzi „Tak” Wykonawca otrzyma poziom zgodności – „zgodny” Nie jest wówczas zobligowany do uzupełnienia dalszej części ankiety, tj. poz. 4 - poz. 28.

• W przypadku zaznaczenia w pozycji 1 i 2 i 3 odpowiedzi „Nie” Wykonawca zobowiązany jest wypełnić dalszą część ankiety tj. poz. 4 - poz. 28. W każdej z ww. pozycji (wyjątek

poz. 14) Wykonawca musi zaznaczyć jedną z możliwych odpowiedzi: „Tak” albo „Nie” albo „N.D.” W przypadku zaznaczenia „N.D.” (nie dotyczy) Wykonawca musi wypełnić dodatkowo kolumnę „Uwagi” uzasadniając dlaczego nie dotyczy go dane pytanie.

W celu ułatwienia Wykonawcy uzupełnienia danych i dokonania stosownych obliczeń, w załączeniu częściowo edytowalna wersja Ankiety (zapisanego jako Arkusz programu Microsoft Office Excel). Zamawiający sformatował komórki oraz wprowadził formuły matematyczne w celu ustalenia poziomu zgodności.

Uwaga: Jeżeli Wykonawca nie uzyska poziom bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych na poziomie: „częściowo zgodnym” lub „zgodnym” – jego oferta zostanie odrzucona jako niezgodna z wymaganiami Zamawiającego zawartymi w Zapytaniu ofertowym.

1. Dokumenty, które Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą.

1) Wypełniony Formularz oferty - Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

2) Wypełnioną ankietę dla podmiotu przetwarzającego – zgodnie ze wzorem wskazanym w załączniku nr 4 do Zapytania ofertowego. Ankieta musi dać rezultat na poziomie co najmniej „częściowo zgodny”.

3) W przypadku braku powyższego dokumentu, Zamawiający jednokrotnie zwróci się do Wykonawcy z prośbą o uzupełnienie dokumentu w terminie przez siebie wskazanym, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentu oferta będzie podlegała odrzuceniu.

1. Formalności, jakie powinny zostać dopełnione przez Wykonawcę, którego Ofertę została wybrana jako najkorzystniejsza:

1) podpisać Umowę w miejscu, formie i terminie wskazanym przez Zamawiającego;

2) Jeżeli Wykonawca, którego Oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia Umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

1. Informacje dla Wykonawcy.

1) Formularz oferty należy złożyć w formie elektrycznej (postać elektroniczna + podpis kwalifikowany) lub w postaci elektronicznej podpisanej podpisem zaufanym lub elektronicznym podpisem osobistym.

2) Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.)

3) Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

4) Termin związania ofertą: 30 dni od daty złożenia oferty.

5) Termin zapłaty wynagrodzenia: 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postepowania, a Wykonawcy składający ofertę powyższy fakt akceptują.

7) Informacje dotyczące Ochrony Danych Osobowych dostępne są na stronie Zamawiającego pod adresem http://bip.cui.wroclaw.pl/ w zakładce – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. Klauzula informacyjna stanowi załącznik do Zapytania ofertowego oraz jest dostępna na stronie Zamawiającego pod adresemstrony podmiotowej BIP

8) Wykonawca może składać faktury VAT:

a) w formie pisemnej, osobiście w sekretariacie zamawiającego na IV piętrze,

b) zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnych z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191) zamawiający dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (format pliku XML). Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresem https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971793646. Informacje o systemie dostępne są również na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/.

c)za pomocą poczty elektronicznej (format PDF) na adres mailowy eof_cui@cui.wroclaw.pl. Szczegółowe zasady w tym wymagania techniczne zostały określone w Załączniku do Projektu Umowy.

Dokument podpisano podpisem elektronicznym prze Dyrektora Centrum Usług Informatycznych Tymoteusza Przybylskiego.

Sprawę prowadzi:

Marta Kozyra

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty

Załącznik nr 2 – projekt umowy wraz z załącznikami

Załącznik nr 3 – Klauzula Informacyjna

Załącznik nr 4 – Ankieta dla podmiotu przetwarzającego

Informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez CUI znajdują się nastronie BIP CUI