Zapytanie ofertowe

Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie spoza ustawy Prawo zamówień publicznych w oparciu o Regulamin udzielania zamówień publicznych, pn. Wdrożenie robotyzacji 4 procesów wskazanych przez Zamawiającego, sygnatura sprawy CUI-ZZ.3211.138.2021

Przedmiotem Umowy jest:

1. W ramach zamówienia podstawowego: sporządzenie przez Wykonawcę Analizy Przedwdrożeniowejwraz zDokumentacją.

Celem analizy jest sukcesywne (dla poszczególnych procesów) opracowanie i udokumentowanie wymagań oraz wskazanie pracochłonności robotyzacji 4 procesów biznesowych wskazanych przez Zamawiającego z wykorzystaniem oprogramowania klasy RPA; to jest:

- Weryfikacja uprawnień do statusu Nasz Wrocław

- Wydawanie zaświadczeń

- Weryfikacja poprawności adresów kontrahentów w systemie KSAT

- Przenoszenie danych dokumentów kosztowych (faktury, rachunki) z systemu EOF do systemu F-K

2. W ramach prawa opcji:

1) Przygotowanie i uruchomienie Robotówdla nie mniej niż jednego z procesów biznesowych i nie więcej niż 4 procesów biznesowych w ramach maksymalnie 150 roboczogodzin;

2) Udzielenie Zamawiającemu licencji na korzystanie z Oprogramowania.

3) Wdrożenie Oprogramowania niezbędnego do poprawnego działania Robotów na wybranych procesach biznesowych u Zamawiającego według wyników Analizy Przedwdrożeniowej;

4) UdzielenieZamawiającemu przez Wykonawcę gwarancji na korzystanie z Robotów oraz Oprogramowania na wybranych procesach biznesowych,

5) Świadczenie przez Wykonawcę Usług Utrzymaniana wybranych procesach biznesowych.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji, a zamówienie określane jako „prawo opcji” jest uprawnieniem a nie zobowiązaniem Zamawiającego. Wykonanie przedmiotu zamówienia w ramach prawa opcji uzależnione jest od faktycznych potrzeb Zamawiającego i jego możliwości finansowych. Brak wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie prawa opcji nie rodzi żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i sposób jego realizacji znajduje się w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego – projekt umowy.

Składanie ofert oraz korespondencja w sprawie niniejszego zapytania odbywa się wyłącznie poprzez platformę zakupową LoginTrade.

Termin składania ofert upływa w dniu 07.07.2021 r., o godz. 11:00. UWAGA: zmiana terminu składania ofert na 09.07.2021 godz. 13.00

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu tj.

W okresie ostatnich 36 miesięcy liczonych od daty złożenia oferty zrealizowali 20 projektów robotyzacji, w tym co najmniej 5 w sektorze publicznym.

1) Oferty zostaną ocenione przez zamawiającego w oparciu o kryterium:

Cena (C) – 95%

Aktywizacja osób niepełnosprawnych (A) – 5%

Cena (C)

Waga kryterium: 95

Punkty będą liczone dla sumy cen jednostkowych brutto wszystkich pozycji wskazanych w formularzu ofertowym (łączna kwota brutto), a następnie przeliczone według wzoru:

C – punktacja w kryterium: cena

C_min – najniższa cena w zbiorze ofert podlegających ocenie

C_b – cena badanej oferty

W– waga kryterium

Aktywizacja osób niepełnosprawnych (A)

Waga kryterium: 5

Wykonawcy zostaną przyznane punkty w powyższym kryterium wg następujących zasad:

0 pkt – przy braku zatrudnienia osób niepełnosprawnych,

5 pkt – przy zatrudnieniu 1 osoby niepełnosprawnej,

Zamawiający przez osobę niepełnosprawną rozumie osobę spełniającą warunki uzyskania statusu niepełnosprawności określone w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub państw, z którymi UE zawarła umowy o równym traktowaniu przedsiębiorców w dostępie do zamówień publicznych.

Zamawiający dokona oceny oferty w tym kryterium na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w formularzu oferty (Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego) .

W przypadku braku zakreślenia lub podania niejednoznacznej informacji, Zamawiający przyjmie, że wykonawca nie deklaruje że do realizacji przedmiotu zamówienia, zatrudniona będzie osoba niepełnosprawna, a tym samym Wykonawca otrzyma 0 punktów.

2) Jako najkorzystniejszą Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o wskazane powyżej kryteria (P).

P=C+A

Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) na podstawie złożonego Formularza oferty.

3) W przypadku rozbieżności w podanych kwotach między platformą zakupową a Formularzem oferty - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca prawidłowo określił i podał ceny netto dla poszczególnych zadań (pozycji kalkulacji) w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego – Formularzu oferty.

4) Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te Oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego Ofert dodatkowych.
Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych Ofertach.

5) Sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony w Projekcie Umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

6) Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

1) Podana w Ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

2) cenę Ofertową należy podać w PLN.

3) cena Ofertowa musi być jednoznaczna i ostateczna. Cena Ofertowa, zostanie wprowadzona do Umowy jako obowiązująca Strony niezmienne przez cały okres realizacji zadania.

4) wynagrodzenie Wykonawcy rozliczone zostanie zgodnie z zapisami Umowy.

1) Wypełniony Formularz oferty - Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

2) Załącznik nr 2 do umowy tj. wymaganą infrastrukturę techniczną w zakresie zgodnym z wymaganiami technicznych określonymi w OPZ (opisie przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do umowy w szczególności par. 2 ust 1 i 2)

UWAGA:

a. Zamawiający przewiduje możliwość odrzucenia oferty Wykonawcy w przypadku gdy zaoferowana przez Wykonawcę infrastruktura techniczna (Załącznik nr 2 do umowy) nie spełni wymagań Zamawiającego .

b. W przypadku braku któregokolwiek z powyższego dokumentów, Zamawiający jednokrotnie zwróci się do Wykonawcy z prośbą o uzupełnienie dokumentu w terminie przez siebie wskazanym, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentu oferta będzie podlegała odrzuceniu.

1) Przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawca zobowiązany jest:

- podać wszelkie informacje niezbędne do wypełnienia treści umowy na wezwanie zamawiającego,

- złożyć wypełnioną Ankietę dla podmiotu przetwarzającego dane (procesora) – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego

Ankieta określa poziom bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych, co jednocześnie potwierdza zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z minimalnymi wymaganiami stawianymi przez RODO. Ankieta musi zostać wypełniona na poziomie „częściowo zgodnym” lub „zgodnym”.

Instrukcja wypełniania Ankiety:

• Wykonawca musi zaznaczyć we wszystkich pozycjach od 1 do 3: „Tak” albo „Nie”

• W przypadku zaznaczenia dla pozycji 1 albo 2 albo 3 odpowiedzi „Tak” Wykonawca otrzyma poziom zgodności – „zgodny” Nie jest wówczas zobligowany do uzupełnienia dalszej części ankiety, tj. poz. 4 - poz. 28.

• W przypadku zaznaczenia w pozycji 1 i 2 i 3 odpowiedzi „Nie” Wykonawca zobowiązany jest wypełnić dalszą część ankiety tj. poz. 4 - poz. 28. W każdej z ww. pozycji (wyjątek

poz. 14) Wykonawca musi zaznaczyć jedną z możliwych odpowiedzi: „Tak” albo „Nie” albo „N.D.” W przypadku zaznaczenia „N.D.” (nie dotyczy) Wykonawca musi wypełnić dodatkowo kolumnę „Uwagi” uzasadniając dlaczego nie dotyczy go dane pytanie.

W celu ułatwienia Wykonawcy uzupełnienia danych i dokonania stosownych obliczeń, w załączeniu częściowo edytowalna wersja Ankiety (zapisanego jako Arkusz programu Microsoft Office Excel). Zamawiający sformatował komórki oraz wprowadził formuły matematyczne w celu ustalenia poziomu zgodności.

- wytyczne dotyczące podpisania umowy przetwarzania danych osobowych:

Zamawiający będzie wymagał, aby Wykonawca wraz z podpisaniem umowy głównej podpisał umowę przetwarzania danych osobowych (PDO). Wzór umowy przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik do projektu umowy głównej.

2) Niedopełnienie powyższych formalności przez wybranego wykonawcę będzie potraktowane przez zamawiającego jako niemożność zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

3) Jeżeli Wykonawca, którego Oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia Umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

1) Formularz oferty należy złożyć w formie elektrycznej (postać elektroniczna + podpis kwalifikowany) lub w postaci elektronicznej podpisanej podpisem zaufanym lub elektronicznym podpisem osobistym.

2) Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.)

3) Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

4) Termin związania ofertą: 30 dni od daty złożenia oferty.

5) Termin zapłaty wynagrodzenia: 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, a Wykonawcy składający ofertę powyższy fakt akceptują.

7) Informacje dotyczące Ochrony Danych Osobowych dostępne są na stronie Zamawiającego pod adresemhttp://bip.cui.wroclaw.pl/ w zakładce – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. Klauzula informacyjna stanowi załącznik do Zapytania ofertowego oraz jest dostępna na stronie Zamawiającego

8) Wykonawca może składać faktury VAT:

a) w formie pisemnej, osobiście w sekretariacie zamawiającego na IV piętrze,

b) zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnych z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191) zamawiający dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (format pliku XML). Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresem https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971793646. Informacje o systemie dostępne są również na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/.

c)za pomocą poczty elektronicznej (format PDF) na adres mailowy eof_cui@cui.wroclaw.pl. Szczegółowe zasady w tym wymagania techniczne zostały określone w Załączniku do Projektu Umowy.

Sprawę prowadzi:

Magdalena Anuszkiewicz

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty

Załącznik nr 2 – projekt umowy wraz z załącznikami

Załącznik nr 3 – Ankieta dla podmiotu przetwarzającego

Załącznik nr 4 – Klauzula Informacyjna