Zapytanie ofertowe

Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie spoza ustawy Prawo zamówień publicznych w oparciu o Regulamin udzielania zamówień publicznych, pn.: Zakup pieczęci elektronicznych dla UMW, CUI i innych jednostek, sygnatura sprawy CUI-ZZ.3211.135.2021

1. Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup do 30 pieczęci elektronicznych wraz z czytnikami typu token ("pendrive") oraz niezbędnymi elementami na okres 2 lat.

Wymagania:

1) kompatybilność kart certyfikatów i czytników składających się na zestaw do podpisu kwalifikowanego,

2) możliwości zamówienia wielu pieczęci w ramach jednej instytucji (zawierający ten sam lub różny opis),

3) Zamawiający wymaga:

- aby oprogramowanie umożliwiało dodanie reprezentacji graficznej przy podpisywaniu (do PDF),

- aby oprogramowanie współpracowało z bibliotekami firm ENIGMA oraz KIR.

Zamówienie będzie realizowane sukcesywnie na podstawie podpisanej umowy do dnia w którym wynagrodzenie brutto z tytułu świadczenia usług związanych z realizacją przedmiotu umowy osiągnie wskazaną w umowie kwotę albo do wyczerpania ilości pieczęci, o których mowa w umowie (30 szt.), w zależności, które ze zdarzeń wystąpi wcześniej. W okresie obowiązywania umowy przedmiot Umowy będzie realizowany etapowo tj. Zamawiający będzie składał zamówienia zgodnie z bieżącymi potrzebami .

Dostawa pieczęci w ramach poszczególnych zleceń nastąpi w terminie do 7 dni roboczych od daty złożenia zamówienia (realizowane etapowo). Zamawiający zastrzega, że w wyjątkowych sytuacjach, po uzgodnieniu Stron, dostawa nastąpi w terminie 1 dnia roboczego od daty złożenia zamówienia.

2. UMOWA

1) Umowa w ramach przedmiotowego zamówienia zostanie podpisana z jednym Wykonawcą

2) Zamawiający wymaga dołączenia do oferty standardowej wersji umowy wykorzystywanej u Wykonawcy.

3) Zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia negocjacji, w zakresie zapisów umowy z Wykonawcą którego oferta będzie najkorzystniejsza tj. otrzyma najwięcej punktów na podstawie kryteriów oceny ofert.

4) Zamawiający wymaga aby w umowie poza zapisami z punktu 1 dotyczącymi opisu przedmiotu zamówienia, okresu obowiązywania, terminu realizacji, kar znalazły się następujące postanowienia:

- Wykonawca nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z niniejszej Umowy na osobę trzecią bez zgody Zamawiającego.

- Zapisy dotyczące wynagrodzenia i płatności, w tym zapis, że wynagrodzenie stanowić będzie iloczyn wykonanych usług i ceny jednostkowej.

- Wynagrodzenie płatne będzie jednorazowo w miesiącu, w którym Wykonawca zrealizował usługi na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę oraz Protokołu Odbioru podpisanego przez osoby wskazane przez Strony Umowy.

- Faktura będzie wystawiona dla:

NABYWCA:

Gmina Wrocław

Pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław

NIP: 8971383551

ODBIORCA:

Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu

ul. Namysłowska 8

50-304 Wrocław

- Wykonawca prześle fakturę VAT drogą elektroniczną na adres mailowy eof_cui@cui.wroclaw.pl, a w przypadku braku takiej możliwości dostarczy do sekretariatu zamawiającego na IV piętrze. Warunki techniczne dot. przekazywania w ten sposób faktur zawarte są w załączniku do zapytania ofertowego

- Zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-Prywatnych z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191) zamawiający informuje, że dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych. Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresemhttps://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971793846.

- Wykonawca udziela gwarancji na elementy wchodzące w skład zamówienia na okres …………………………

- Reklamacje będą rozpatrywane w terminie do …. dni roboczych od daty zgłoszenia

- Załącznik do umowy stanowić będzie oferta Wykonawcy

3. Termin i miejsce składania ofert.

Składanie ofert oraz korespondencja w sprawie niniejszego zapytania odbywa się wyłącznie poprzez platformę zakupową LoginTrade.

Termin składania ofert upływa w dniu 07.07.2021 r., o godz. 13:00.

4. Kryterium wyboru oferty.

1) Oferty zostaną ocenione przez zamawiającego w oparciu o kryterium: cena - 100%:

Punkty będą liczone dla ceny jednostkowej brutto wskazanej w formularzu ofertowym x 30 , a następnie przeliczone według wzoru: (cena najniższa ze złożonych ofert / cena badanej oferty) x 100.

Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, który otrzyma najwyższą ilość punktów.

Zamawiający do dalszych negocjacji przystąpi z tym Wykonawcą , który otrzyma najwyższą ilość punktów.

UWAGA:

Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) na podstawie złożonego Formularza oferty.

W przypadku rozbieżności w podanych kwotach między platformą zakupową a Formularzem oferty - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca prawidłowo określił i podał cenę jednostkową netto w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego – Formularzu oferty.

Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te Oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego Ofert dodatkowych.
Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych Ofertach.

5. Opis sposobu obliczania ceny.

1) Podana w Ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

2) cenę Ofertową należy podać w PLN.

3) cena Ofertowa musi być jednoznaczna i ostateczna. Cena Ofertowa, zostanie wprowadzona do Umowy jako obowiązująca Strony niezmienne przez cały okres realizacji zadania.

4) wynagrodzenie Wykonawcy rozliczone zostanie zgodnie z zapisami Umowy.

6. Dokumenty, które Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą.

1) Wypełniony Formularz oferty - Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

2) Projekt Umowy

W przypadku braku powyższych dokumentów, Zamawiający jednokrotnie zwróci się do Wykonawcy z prośbą o uzupełnienie dokumentu w terminie przez siebie wskazanym, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentu oferta będzie podlegała odrzuceniu.

7. Formalności, jakie powinny zostać dopełnione przez Wykonawcę, którego Ofertę została wybrana jako najkorzystniejsza:

1) podpisać Umowę w miejscu, formie i terminie wskazanym przez Zamawiającego;

2) Jeżeli Wykonawca, którego Oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia Umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

8. Informacje dla Wykonawcy.

1) Formularz oferty należy złożyć w formie elektrycznej (postać elektroniczna + podpis kwalifikowany) lub w postaci elektronicznej podpisanej podpisem zaufanym lub elektronicznym podpisem osobistym.

2) Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.)

3) Termin związania ofertą: 30 dni od daty złożenia oferty.

4) Termin zapłaty wynagrodzenia: 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postepowania, a Wykonawcy składający ofertę powyższy fakt akceptują.

6) Informacje dotyczące Ochrony Danych Osobowych dostępne są na stronie Zamawiającego pod adresemhttp://bip.cui.wroclaw.pl/ w zakładce – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. Klauzula informacyjna stanowi załącznik do Zapytania ofertowego oraz jest dostępna na stronie Zamawiającego pod adresemstrony podmiotowej BIP.

7) Wykonawca może składać faktury VAT:

a) w formie pisemnej, osobiście w sekretariacie zamawiającego na IV piętrze,

b) zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnych z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191) zamawiający dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (format pliku XML). Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresem https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971793646. Informacje o systemie dostępne są również na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/.

c) za pomocą poczty elektronicznej (format PDF) na adres mailowy eof_cui@cui.wroclaw.pl. Szczegółowe zasady w tym wymagania techniczne zostały określone w Załączniku do Zapytania Ofertowego.

Sprawę prowadzi:

Magdalena Anuszkiewicz

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty

Załącznik nr 2 – Warunki techniczne dotyczące przesyłania faktur,

Załącznik nr 3 – Klauzula Informacyjna