03.09.2021 - publikacja postępowania oraz dokumentów

Zapytanie ofertowe

Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie spoza ustawy Prawo zamówień publicznych w oparciu o Regulamin udzielania zamówień publicznych, pn. „Zakup i wdrożenie systemu do inwentaryzacji środków trwałych w Zarządzie Zieleni Miejskiej (ZZM) wraz ze świadczeniem usług utrzymania”, sygnatura sprawy CUI-ZZ.3211.157.2021.

1. Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiot zamówienia podzielony jest na zamówienie podstawowe
i zamówienie objęte prawem opcji.

1. Przedmiotem Umowy w ramach zamówienia podstawowego jest:

a)Sporządzenie przez Wykonawcę Analizy Systemowej.

b)Wdrożenie Systemu Informatycznego w tym m.in.:

·instalacja i konfiguracja Systemu na Infrastrukturze Technicznej Zamawiającego oraz dostosowanie go do potrzeb Zamawiającego, które zostaną ustalone w trakcie Analizy Systemowej,

·migracja danych inwentaryzacyjnych z plików dostarczonych przez Zamawiającego.

·dostawa, instalacja i konfiguracja sprzętu (kolektory danych, drukarka kodów kreskowych) oraz Materiałów eksploatacyjnych oraz zintegrowanie dostarczonego sprzętu z Systemem,

·zaprojektowanie etykiet,

·testowanie i uruchomienie Systemu,

·wygenerowanie próbnego raportu inwentaryzacji.

c)Udzielenie gwarancji na System, dostarczony sprzęt i zainstalowane na nim oprogramowanie.

d)Udzielenie niezbędnych licencji na korzystanie z Systemu i dostarczonego oprogramowania.

e)Opracowanie i przekazanie Zamawiającemu Dokumentacji zgodnie z wymaganiami załącznika nr 5 do Umowy

f)Przeprowadzenie szkoleń dla 3 administratorów z administrowania Systemem

g)Przeprowadzenie szkoleń dla maksymalnie 15 Użytkowników z korzystania z Systemu.

h)Świadczenie przez Wykonawcę Usług Utrzymania przez okres 12 miesięcy od dnia Odbioru Wdrożenia.

2. Przedmiotem umowy objętym Prawem Opcji jest:

a)Świadczenie przez Wykonawcę Usług Utrzymania przez okres kolejnych 24 miesięcy po upływie pierwszych 12 miesięcy świadczenia Usług Utrzymania.

b)Świadczenie przez Wykonawcę Usług Rozwoju.

3.W zakresie zamówienia objętego Prawem Opcji Zamawiający ma wyłącznie prawo, a nie obowiązek skorzystania z Usług Utrzymania i Usług Rozwoju. Wykonawcy w tym zakresie nie przysługuje roszczenie o zlecenie Usług Utrzymania i Usług Rozwoju.

Ponadto szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia i sposób jego realizacji znajduje się w Załączniku nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego, tj. w Projekcie umowy i jego załącznikach.

2. Termin i miejsce składania ofert.

Składanie ofert oraz korespondencja w sprawie niniejszego zapytania odbywa się wyłącznie poprzez platformę zakupową LoginTrade.

Termin składania ofert upływa w dniu 10.09.2021 r. o godz. 11:00.

3. Kryterium wyboru oferty.

1) Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o kryterium:

Cena (C) – 100%

Oferta z najniższą łączną ceną brutto otrzyma maksymalną liczbę 100 punktów, natomiast pozostałe oferty uzyskają wartość punktową wyliczoną wg poniższego wzoru:

P_c – punktacja w kryterium cena

C_min – najniższa cena w zbiorze ofert podlegających ocenie

C_b – cena badanej oferty

W– waga kryterium 100

2) Jako najkorzystniejszą Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o wskazane powyżej kryterium.

3) Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) na podstawie złożonego Formularza oferty.

4) W przypadku rozbieżności w podanych kwotach między platformą zakupową a Formularzem oferty - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca prawidłowo określił i podał ceny netto w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego – Formularzu oferty.

5) Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te Oferty, do złożenia
w terminie określonym przez Zamawiającego Ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych Ofertach.

6) Sposób zapłaty za realizację niniejszego zamówienia, szczegółowo został określony w Projekcie Umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

7) Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

4. Opis sposobu obliczania ceny.

1) Podana w Ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

2) Cenę Ofertową należy podać w PLN.

3) Cena Ofertowa musi być jednoznaczna i ostateczna. Cena Ofertowa, zostanie wprowadzona do Umowy jako obowiązująca Strony niezmienne przez cały okres realizacji zadania.

4) wynagrodzenie Wykonawcy rozliczone zostanie zgodnie z zapisami Umowy.

5. Dokumenty, które Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą.

1) Wypełniony Formularz oferty - Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

2) Pełnomocnictwa – jeżeli dotyczy;

UWAGA: W przypadku braku któregokolwiek z powyższego dokumentów, Zamawiający jednokrotnie zwróci się do Wykonawcy z prośbą o uzupełnienie dokumentu w terminie przez siebie wskazanym, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentu oferta będzie podlegała odrzuceniu.

6. Termin wykonania zamówienia.

Termin obowiązywania umowy został szczegółowo opisany w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego tj. w Projekcie umowy.

7. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione przez Wykonawcę, którego Oferta została oceniona jako najkorzystniejsza:

1) Przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawca zobowiązany jest:

a. Złożyć wypełnioną Ankietę dla podmiotu przetwarzającego dane (procesora) – zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zapytania ofertowego.

Ankieta określa poziom bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych, co jednocześnie potwierdza zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z minimalnymi wymaganiami stawianymi przez RODO.

Ankieta musi dać rezultat na poziomie co najmniej „częściowo zgodny”.

Instrukcja wypełniania Ankiety:

· Wykonawca musi zaznaczyć we wszystkich pozycjach od 1 do 3: „Tak” albo „Nie”

· W przypadku zaznaczenia dla pozycji 1 albo 2 albo 3 odpowiedzi „Tak” Wykonawca otrzyma poziom zgodności – „zgodny” Nie jest wówczas zobligowany do uzupełnienia dalszej części ankiety, tj. poz. 4 - poz. 28.

· W przypadku zaznaczenia w pozycji 1 i 2 i 3 odpowiedzi „Nie” Wykonawca zobowiązany jest wypełnić dalszą część ankiety, tj. poz. 4 - poz. 28. W każdej z ww. pozycji (wyjątek
poz. 14) Wykonawca musi zaznaczyć jedną z możliwych odpowiedzi: „Tak” albo „Nie” albo „N.D.” W przypadku zaznaczenia „N.D.” (nie dotyczy) Wykonawca musi wypełnić dodatkowo kolumnę „Uwagi” uzasadniając dlaczego nie dotyczy go dane pytanie.

W celu ułatwienia Wykonawcy uzupełnienia danych i dokonania stosownych obliczeń, w załączeniu częściowo edytowalna wersja Ankiety (zapisana jako Arkusz programu Microsoft Office Excel). Zamawiający sformatował komórki oraz wprowadził formuły matematyczne w celu ustalenia poziomu zgodności.

Uwaga: Jeżeli Wykonawca nie złoży Ankiety lub nie uzyska poziomu bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych na poziomie: „częściowo zgodnym” lub „zgodnym” – jego oferta zostanie odrzucona jako niezgodna z wymaganiami Zamawiającego zawartymi w Zapytaniu ofertowym. Zamawiający wezwie wówczas Wykonawcę następnego w kolejności do złożenia w/w Ankiety.

b. podać wszelkie informacje niezbędne do wypełnienia treści umowy na

wezwanie Zamawiającego,

c. wytyczne dotyczące podpisania umowy przetwarzania danych osobowych:

Zamawiający będzie wymagał, aby Wykonawca wraz z podpisaniem umowy głównej podpisał umowę przetwarzania danych osobowych (PDO).

Wzór umowy przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik do projektu umowy głównej.

2) Po dokonaniu oceny ofert Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą o konieczności przesłania Ankiety dla podmiotu przetwarzającego dane (procesora) – zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zapytania ofertowego.

3) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny, chyba, że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

8. Przesłanki unieważnienia postępowania:

1) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, a Wykonawcy składający ofertę powyższy fakt akceptują.

2) Zamawiający unieważni postępowanie w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę jaką Zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia.

9. Informacje dla Wykonawcy.

1) Formularz oferty należy złożyć w formie elektronicznej (postać elektroniczna + podpis kwalifikowany) lub w postaci elektronicznej podpisanej podpisem zaufanym lub elektronicznym podpisem osobistym.

Zamawiający dopuszcza złożenie skanu dokumentu, tj. cyfrowego odwzorowania dokumentu w postaci papierowej.

2) Do niniejszego Zapytania Ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2021 poz. 1129).

3) Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisów Projektu Umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

4) Termin związania ofertą: 30 dni od daty złożenia oferty.Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Termin związania ofertą może zostać przedłużony samodzielnie przez Wykonawcę, o czym powinien poinformować Zamawiającego, albo na wniosek Zamawiającego.

5) Termin zapłaty wynagrodzenia: 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

6) Informacje dotyczące Ochrony Danych Osobowych dostępne są na stronie Zamawiającego pod adresemhttp://bip.cui.wroclaw.pl/ w zakładce – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. Klauzula informacyjna stanowi załącznik do Zapytania ofertowego oraz jest dostępna na stronie Zamawiającego.

7) Wykonawca może składać faktury VAT:

a. w formie pisemnej, osobiście w sekretariacie Zamawiającego na IV piętrze,

b. zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym z dnia 9.11.2018 r. (Dz.U. z 2018 poz. 2191) Zamawiający dopuszcza przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (format pliku XML). Zamawiający korzysta z usług platformy dostępnej pod adresem: https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl, adres PEF: NIP 8971793646. Informacje o systemie dostępne są również na stronie internetowej: https://efaktura.gov.pl/.

c. za pomocą poczty elektronicznej (format PDF) na adres mailowy: eof_cui@cui.wroclaw.pl. Szczegółowe zasady w tym wymagania techniczne zostały określone w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego.

8) Wytyczne dotyczące podpisania umowy przetwarzania danych osobowych:

Zamawiający będzie wymagał, aby Wykonawca wraz z podpisaniem umowy głównej podpisał umowę przetwarzania danych osobowych (PDO). Wzór umowy przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik do projektu umowy głównej.

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty

Załącznik nr 2 – projekt umowy z załącznikami

Załącznik nr 3 – Klauzula Informacyjna